Como se concentrar no que é importante, não apenas no que é urgente

Aprenda a priorizar suas tarefas.

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Você chega ao final do dia e sente que cumpriu seus prazos mais urgentes, mas não realizou nada que é fundamentalmente importante? Você não está sozinho.

Em uma série de estudos publicados recentemente no Journal of Consumer Research, as pessoas geralmente optavam por concluir tarefas que tinham prazos muito curtos, mesmo em situações em que tarefas com prazos menos urgentes eram igualmente fáceis e prometiam uma recompensa maior.

É natural querer que as tarefas baseadas em prazos sejam eliminadas da lista de afazeres mental.

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Um paradoxo que muitas pessoas enfrentam é que nossas tarefas mais significativas têm menos probabilidade de terem prazos do que tarefas que são relativamente sem importância.

Suas prioridades importantes podem estar relacionadas a:

  • Promulgar seus valores (por exemplo, se voluntariar ou passar mais tempo com seus filhos).
  • Obter reconhecimento público (ser convidado para participar de painéis da indústria ou escrever um livro).
  • Melhorar habilidades vitais (aumentar seu conhecimento de estatísticas ou aprender um novo idioma).
  • Evitar desastres (agendar um exame anual no médico ou criar um protocolo de gerenciamento de crise para o seu negócio).

Se você for como a maioria das pessoas, essas prioridades escapam para o fundo de sua mente enquanto você trabalha em tarefas específicas e de baixa importância, como reservar um quarto de hotel para uma conferência, limpar sua caixa de entrada de e-mails ou redigir um newsletter mensal.

Então, o que você pode fazer? Eu elaborei uma lista de estratégias práticas e dicas, mas sei que nenhuma dessas sugestões vai levar você a fazer escolhas perfeitas.

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Mirar a perfeição é o que faz com que as pessoas fiquem presas. Em vez disso, implemente estratégias que o levem na direção certa, mas não exijam muito esforço.

Como se concentrar no que é importante, não apenas no que é urgente

Agende tarefas importantes e as dê mais tempo do que você precisa

Pesquisas mostram que agendar quando e onde você fará alguma coisa aumenta drasticamente as chances de que a tarefa será concluída.

Para tarefas muito importantes e evitadas por muito tempo, gosto de uma estratégia que chamo de “limpar os baralhos”, o que significa atribuir uma tarefa específica para ser a única em que trabalho durante um dia inteiro.

Recentemente, usei essa estratégia para configurar um gerenciador de senhas, algo que eu estava adiando há anos.

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Tarefas desconhecidas, mas importantes, geralmente têm uma curva de aprendizado que faz com que o tempo para elas serem concluídas seja imprevisível.

Trabalhar nelas muitas vezes parece mais desajeitado do que eficiente, o que é outro fator sutil do por que não as fazemos.

A estratégia “limpar os baralhos” de se permitir um dia inteiro, mesmo quando isso parecer excessivo, pode ser útil nesses casos.

Para que você não adie os cuidados pessoais importantes, tente ter um horário designado uma vez por semana que esteja disponível para você marcar uma consulta pessoal durante o horário de trabalho, caso isso seja necessário.

Isso pode ajudar a garantir que você tenha problemas médicos investigados cedo. Na maioria das semanas, o espaço não será utilizado, mas o mantenha protegido para quando for necessário.

Isole os elementos mais impactantes de tarefas importantes

Tarefas grandes geralmente exigem progresso incremental.

Voltando ao exemplo do gerenciador de senhas, meu objetivo inicial era criar senhas novas, fortes e exclusivas para todas as minhas contas online, mas isso não era absolutamente necessário.

Fazia mais sentido começar com as minhas 10 a 20 contas mais valiosas.

Se você costuma definir objetivos tão altos que acaba desistindo, tente o seguinte: quando considerar uma meta, considere também uma versão de meio tamanho.

Mentalmente, coloque sua versão original e a versão menor lado a lado, e pergunte a si mesmo qual é a melhor (mais realista) meta. Se sua tarefa ainda parecer intimidante, encolha ainda mais até parecer factível.

Você pode acabar com uma meta de um quarto ou um décimo do tamanho do que você considerou inicialmente, mas que é mais viável – e uma vez que você começa, consegue continuar fazendo.

Antecipe e gerencie sentimentos de ansiedade

Muitas tarefas importantes envolvem tolerar pensar sobre coisas que poderiam dar errado, o que provoca ansiedade.

Exemplos: fazer um testamento, investigar um nódulo, criar um plano de sucessão para o seu negócio, ler suas apólices de seguro ou criar um plano de gerenciamento de crise.

Mesmo quando as tarefas não envolvem a contemplação de catástrofes, aquelas que têm o potencial de grandes recompensas no futuro envolvem tolerância à ansiedade.

Exemplos gerais de tarefas importantes, mas potencialmente causadoras de ansiedade incluem: desenvolver novas amizades, fazer algo desafiador pela primeira vez, perguntar o que você quer, ter conversas constrangedoras, enfrentar e corrigir erros e dividir grandes e múltiplas tarefas onde você precisa tolerar a autoconfiança e dúvidas flutuantes durante o projeto.

De um modo geral, trabalhar em coisas importantes geralmente requer boas habilidades para tolerar emoções desconfortáveis.

Aqui está um exemplo pessoal: ler o trabalho de escritores que são melhores do que eu é útil para melhorar minhas habilidades, mas provoca inveja e comparação social.

Reconhecer e rotular as emoções específicas que tornam uma experiência emocionalmente desafiadora é um passo básico, mas eficaz, para reduzir essas emoções.

Você será mais capaz de perseguir metas que envolvam sair de sua zona de conforto psicológico se tiver habilidades de alto nível para gerenciar seus pensamentos e emoções.

Como se concentrar no que é importante, não apenas no que é urgente

Gaste menos tempo em tarefas sem importância

Tarefas sem importância têm uma tendência desagradável de ocupar mais tempo do que deveriam.

Por exemplo, você pode se sentar para revisar o relatório de um funcionário – mas, antes que perceba, passou uma hora reescrevendo tudo.

No futuro, você pode decidir limitar-se a fazer seus três comentários mais importantes sobre qualquer trabalho que seja fundamentalmente aceitável ou dar a si mesmo um limite de tempo de quanto tempo gastará para fornecer anotações.

Ter estratégias para tomar decisões mais rápidas também pode ajudar. Quando você tem uma decisão urgente a tomar, pode ser melhor tomar uma decisão rápida do que uma decisão perfeita que leve mais tempo.

Priorize tarefas que reduzirão o número de tarefas urgentes, mas sem importância

Na vida moderna, é fácil cair na armadilha de estar “muito ocupado perseguindo vacas para construir uma cerca”. Os tipos de cenários que você mais quer evitar corrigem os mesmos problemas várias vezes ou repetem as mesmas instruções.

Para superar um padrão de gastos durante todo o dia “perseguindo vacas”, você pode terceirizar, automatizar, agrupar pequenas tarefas, eliminar tarefas, agilizar seu fluxo de trabalho ou criar modelos para tarefas recorrentes.

Procure situações em que você possa fazer um investimento de tempo uma vez para configurar um sistema que economizará seu tempo no futuro, como a configuração de um pedido recorrente para materiais de escritório em vez de solicitar itens um de cada vez à medida que eles esgotam.

Uma estratégia específica que abordo no The Healthy Mind Toolkit é a reciclagem das “sanguessugas de decisão” em sua vida. Sanguessugas de decisão são pessoas que adiam decisões para você.

Por exemplo, você pode pedir a alguém para tomar uma decisão, mas em vez de fazê-lo, ele lhe envia uma lista de opções para você ver, devolvendo a responsabilidade.

Em vez de responder automaticamente à pessoa, peça a ela para fazer uma recomendação clara.

Preste atenção ao que ajuda você a ver (e acompanhar) o panorama geral

Quando estamos com a cabeça baixa, é difícil ter espaço mental suficiente para ver o quadro geral. Preste atenção ao que naturalmente ajuda você a fazer isso.

Algo que me ajuda é viajar, especialmente embarcando em voos sozinhos. Não há nada como uma visão literal de 3.000 metros para me dar uma perspectiva mais clara do meu caminho.

As planilhas também me ajudam a ver o quadro geral. Por mais que eu odeie contabilidade e impostos, fazê-los me ajuda a prestar atenção e otimizar minha situação geral.

Fazer mais pausas pode ajudar a impedir que você entre na toca do coelho de gastar a maior parte do tempo em coisas sem importância, sem perceber que é isso que você está fazendo.

Outra coisa que ajuda a me manter focada em meus objetivos importantes é bater um papo com colegas que vejo a cada seis meses. Invariavelmente, isso envolve dar um ao outro uma atualização sobre o que estamos fazendo e o que estamos tentando fazer.

Da mesma forma, quando se trata de dinheiro, existem alguns blogueiros de finanças pessoais que gosto de ler de tempos em tempos para me ajudar a permanecer no caminho certo.

Acompanhar o uso do seu tempo também pode ajudar, mas a desvantagem é que o próprio rastreamento leva tempo e força de vontade.

O que quer que ajude você a ver o quadro geral, não pule essas coisas. Além disso, dedique tempo após essas atividades para descobrir como traduzir suas ideias em planos e ações específicas.

Se você está com dificuldade para priorizar o importante em detrimento do urgente, não seja muito duro consigo mesmo.

O número de prazos e decisões que enfrentamos na vida moderna, justapostos à natureza emocional (e cognitiva) desafiadora de muitas tarefas importantes, torna essa dificuldade quase universal.

Eu escrevi livros inteiros sobre como focar no panorama geral e parar de se autossabotar, e ainda acho difícil. Eu considero o sucesso como aceitar meu próprio conselho pelo menos 50% das vezes!

Esta é uma regra prática que você pode adotar também.

Este artigo é uma tradução do Awebic do texto originalmente publicado em Harvard Business Review, escrito por Alice Boyes.

Imagens: pexels.com e pixabay.com

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